Acest proiect a fost livrat pentru o companie de asigurări cu sediul în București, România. Pe măsură ce organizația și-a extins rețeaua de furnizori – incluzând servicii medicale, furnizori IT și consultanți juridici – supravegherea contractelor a devenit din ce în ce mai complexă. Compania avea nevoie de o soluție digitală care să reducă riscurile, să controleze costurile și să eficientizeze întregul ciclu de viață al contractelor.

Provocări inițiale

Compania gestiona un număr tot mai mare de contracte folosind instrumente învechite, precum foi de calcul, e-mailuri și sisteme de fișiere dispersate. Această abordare fragmentată a dus la: reînnoiri ratate, niveluri de servicii neurmărite, vizibilitate scăzută asupra obligațiilor contractuale și performanței furnizorilor.

Echipele de achiziții, juridic și financiar se confruntau cu o presiune tot mai mare din cauza volumului administrativ și riscurilor de conformitate asociate contractelor necontrolate.

• Achiziții: dificultăți în urmărirea datelor de reînnoire și în negocierea eficientă a termenilor
• Juridic: timp pierdut în localizarea documentelor și revizuirea manuală a obligațiilor
• Financiar: lipsă de vizibilitate asupra valorii contractelor și cheltuielilor cu furnizorii – afectând bugetarea și prognoza
• Operațional: întreruperi de servicii cauzate de acorduri neclare
• Executiv: lipsa de insight strategic din cauza lipsei unei perspective integrate

Aceste provocări s-au accentuat cu fiecare nou furnizor, transformând managementul contractelor într-un punct critic pentru afacere.

Soluția inteligentă

Pentru a răspunde acestor provocări, compania a implementat o platformă digitală centralizată de Contract Management, adaptată nevoilor specifice din domeniul asigurărilor. Soluția a permis:

• centralizarea tuturor contractelor furnizorilor într-un sistem unic, cu funcționalitate de căutare
• automatizarea fluxurilor de lucru pentru aprobări, reînnoiri și verificări de conformitate
• vizibilitate în timp real asupra termenilor contractuali, obligațiilor și performanței furnizorilor
• colaborare interdepartamentală eficientă
• trasabilitate completă și capacități de raportare pentru pregătirea auditului și luarea deciziilor strategice

Implementare – Pași și lecții

Procesul a început cu un audit complet al contractelor și fluxurilor existente. Punctele critice au fost identificate și rezolvate prin:

• configurarea sistemului și definirea accesului pe roluri
• implicarea echipelor juridic, achiziții și operațiuni în proiectare și onboarding
• introducerea progresivă a automatizării pentru a evita disrupțiile
• sesiuni de instruire și suport continuu pentru asigurarea unei tranziții fluide

Compania a trecut de la un model reactiv și manual la o abordare strategică și proactivă a gestionării contractelor.

Rezultate și impact

Platforma de management al contractelor a adus îmbunătățiri măsurabile în operațiunile companiei și în practicile de gestionare a riscurilor

Rezultate cantitative:

• 80% reducere a timpului de procesare a contractelor datorită automatizării aprobărilor și controlului versiunilor
• 100% vizibilitate asupra contractelor active și respectarea completă a cerințelor de audit
• 60% reducere a sarcinilor administrative prin urmărire automată și reînnoiri
• Eliminarea termenelor ratate datorită alertelor automate

Rezultate calitative:

• Feedback pozitiv privind accesibilitatea și ușurința în utilizare
• Colaborare îmbunătățită între departamente datorită transparenței și accesului partajat
• Control sporit asupra relației cu furnizorii și monitorizării performanței
• Planificare strategică mai bună datorită insighturilor în timp real

Această tranziție a transformat gestionarea contractelor într-o capacitate strategică, care susține atât eficiența operațională, cât și excelența în conformitate.

Lecții învățate și concluzii

Centralizarea tuturor contractelor într-un singur depozit s-a dovedit esențială pentru asigurarea transparenței și controlul riscurilor. Automatizarea proceselor de reînnoire și conformitate a economisit timp și a redus semnificativ riscul de eroare umană. Colaborarea între echipele juridice, de achiziții și operaționale a fost esențială pentru succes, necesitând acces partajat și fluxuri de lucru coordonate. Vizibilitatea în timp real asupra performanței contractelor a permis negocieri mai eficiente cu furnizorii și o planificare de afaceri mai bine fundamentată. În final, un management eficient al schimbării, care a inclus implicarea părților interesate și instruire structurată, a avut un rol-cheie în realizarea tranziției. Acest proiect a demonstrat că, având instrumentele și procesele potrivite, managementul contractelor poate deveni un motor puternic al valorii strategice.